Hướng dẫn nhỏ về hệ thống điện thoại dựa trên đám mây

Nhiều công ty nhỏ đang chuyển đổi từ điện thoại PSTN truyền thống sang hệ thống điện thoại dựa trên đám mây — và thật dễ hiểu tại sao với những khả năng phức tạp mà họ cung cấp.

Nếu bạn chưa quen với điện thoại VoIP dựa trên đám mây, việc xác định những khả năng mà công ty của bạn yêu cầu có thể phức tạp và việc chọn nhà cung cấp và gói nào thực sự cung cấp các dịch vụ này có thể khó khăn hơn nhiều.

Các tính năng hàng đầu của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây, cũng như lý do bạn cần chúng và công ty nào cung cấp chúng.

Về bản chất, hệ thống điện thoại đám mây giải phóng bạn (và tổ chức của bạn) khỏi bị ràng buộc với một nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.

Hệ thống điện thoại hiện diện trong các trung tâm dữ liệu do nhà cung cấp dịch vụ đám mây của bạn quản lý. Khi bạn tham gia một dịch vụ (chẳng hạn như Bàn phím số), họ sẽ quản lý mọi thứ cho bạn một cách hiệu quả và bạn có thể bắt đầu thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua Internet mà không cần phải cài đặt bất kỳ thiết bị cục bộ nào.

Công nghệ cho phép tất cả những điều này là VoIP (Giao thức thoại qua Internet). Bạn có thể truyền tín hiệu thoại qua kết nối Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống bằng VoIP.

Thực hiện và nhận các cuộc gọi và tin nhắn kinh doanh trên điện thoại thông minh hiện có của bạn để tiết kiệm tiền mua phần cứng.

Thời gian thiết lập ít hơn. Tải xuống ứng dụng và bắt đầu thực hiện cuộc gọi ngay lập tức – không cần phải loay hoay với dây cáp hoặc trả tiền cho chuyên gia.

Có thể truy cập từ xa. Sử dụng điện thoại di động của bạn để giao tiếp với khách hàng và nhân viên trong thời gian thực.

Sử dụng các dịch vụ mà hệ thống điện thoại truyền thống thiếu, chẳng hạn như phiên âm thư thoại và nhắn tin cho công ty.

Cài đặt hệ thống là cơ bản để tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của tổ chức của bạn.

Vị trí phần cứng là tính năng phân biệt giữa hệ thống điện thoại dựa trên đám mây và hệ thống VoIP tại chỗ. Thiết bị này bao gồm một máy chủ PBX và một bộ chuyển mạch ưu tiên lưu lượng để duy trì QoS. (chất lượng dịch vụ). Các công ty sử dụng hệ thống điện thoại dựa trên đám mây tiết kiệm chi phí mua và bảo trì thiết bị này, có thể tốn vài trăm đến vài nghìn đô la.

Bởi vì nhà cung cấp VoIP mua và bảo trì tất cả các thiết bị của hệ thống điện thoại, các công ty nhỏ có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất: phục vụ khách hàng.

Một hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ điển hình hiện đang được sử dụng với các chức năng mà nó cung cấp và những khoản phí bổ sung đó thường được thanh toán. Các hiệp hội có thể tập trung mọi trao đổi công ty của họ bằng cách sử dụng hệ thống điện thoại dựa trên đám mây. Tin nhắn điện thoại, nhắn tin, nói chuyện nhóm, hội nghị truyền hình, fax, email, ứng dụng trực tuyến, liên lạc giữa các cá nhân tầm xa và các thiết bị nội thất, chẳng hạn như CRM, đều nằm trong toàn bộ trường hợp này.

Khả năng hợp nhất tất cả thông tin liên lạc của công ty tại một địa điểm chỉ là một trong những lợi ích đạt tiêu chuẩn với hệ thống điện thoại dựa trên đám mây.

Một hệ thống điện thoại điển hình có thể có các chức năng này với chi phí quá đắt đối với một doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nếu một công ty mất khả năng này, danh tiếng nghề nghiệp của nó có thể bị ảnh hưởng.

Khách hàng ngày nay yêu cầu sự chào đón chuyên nghiệp khi họ gọi điện cho một công ty, cho dù là một nhân viên hay hàng nghìn nhân viên. Một lời chào điện thoại vụng về, giữ im lặng và danh bạ điện thoại không trực quan hoặc không có sẵn có thể dẫn đến mất thu nhập và khả năng bị mất.

Ngay cả đối với các công ty nhỏ với mức sử dụng cuộc gọi tối thiểu, giá cước đường dài có thể nhanh chóng tăng lên. Một phần của điều này là do các dòng tùy ý có thể đặt khách hàng xuống phố trong danh mục gọi điện thoại đường dài.

Thay vì nhận hóa đơn bất ngờ hàng tháng hoặc trả quá cao cho phạm vi phủ sóng đường dài tích hợp từ một nhà cung cấp dịch vụ điện thoại thông thường, các công ty nhỏ chọn sử dụng hệ thống dựa trên đám mây không tính phí đường dài.

Vì VoIP sử dụng kết nối Internet để truyền dữ liệu thoại nên thực hiện cuộc gọi điện thoại cũng tương tự như gửi email. Do đó, hầu hết các nhà cung cấp VoIP không tính phí cho các cuộc gọi điện thoại trong nước, thậm chí trên toàn quốc.

Ngoài cước gọi đường dài miễn phí hoặc tối thiểu, các công ty nhỏ có thể cắt giảm đáng kể hóa đơn điện thoại của họ, thường tới 70%! Những khoản tiết kiệm này đến từ việc không trả chi phí đường dài, mua hoặc bảo trì thiết bị hoặc trả tiền cho các đường dây điện thoại bổ sung. Các giải pháp dựa trên đám mây có thể đáp ứng số lượng lớn người dùng với mức giá thấp, một lần.

Nhiều công ty nhỏ được hưởng lợi từ việc có giải pháp dựa trên đám mây cho phép họ nhận cuộc gọi từ mọi nơi khi ranh giới giữa văn phòng và nhà riêng trở nên mờ nhạt. Bất kỳ tiện ích nào là một phần trong hệ thống của bạn đều có thể mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn miễn là bạn có kết nối Internet tốt. Điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc máy tính bảng của bạn đều được bao gồm.

Ngay cả những tổ chức nhỏ không có nhóm làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà cũng có thể thu lợi từ chức năng này nếu họ có nhiều địa điểm khác nhau. Mặc dù hệ thống điện thoại truyền thống sẽ có các thiết lập riêng biệt tại mỗi địa điểm, nhà cung cấp điện thoại dựa trên đám mây có thể liên kết tất cả các trang web của bạn với cùng một dịch vụ điện thoại.

Với tư cách là chủ sở hữu một công ty nhỏ, bạn có rất nhiều thứ phải lo và bạn không cần phải lo lắng về các khía cạnh cơ bản của việc quản lý hệ thống điện thoại.

Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây cho phép bạn “cài đặt và quên nó đi” và nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc cập nhật bất kỳ thứ gì, thật dễ dàng.